Grupos
- Gerenciando grupos de WhatsApp
- Envios para grupos e "Marcar todos
- Esteiras, boas-vindas e moderação
- Participantes viram contatos, métricas e auditoria
Gerenciando grupos de WhatsApp
Gerenciando grupos de WhatsApp
O módulo Grupos administra os grupos de WhatsApp dos números conectados ao Dialogix: lista, participantes, configurações, link de convite, mensagens programadas, captação por link rotativo e transformação de participantes em contatos.
Acesse em Atendimento › Grupos (endereço /groups).
A tela tem cinco abas: Grupos, Envios, Esteiras, Métricas e Auditoria. No topo, escolha a conexão (o número de WhatsApp) cujos grupos você quer ver.
Primeiro passo: sincronizar
Na primeira vez, a lista vem vazia. Clique em Sincronizar: o Dialogix busca todos os grupos de que o número participa, com foto, descrição, participantes e administradores.
- Depois da primeira sincronização, o sistema ressincroniza sozinho a cada 6 horas.
- Entradas e saídas de membros chegam em tempo real, sem precisar sincronizar.
- Por segurança, cada conexão pode sincronizar no máximo uma vez por minuto.
A lista de grupos
Para cada grupo: nome, foto, quantidade de participantes, última mensagem e selos:
| Selo | Significado |
|---|---|
| Admin / Dono | A conta conectada é administradora (ou criadora) do grupo |
| Membro | A conta só participa, sem ser admin |
| Só admins enviam | Membros comuns não escrevem no grupo |
| Comunidade | O grupo é uma comunidade do WhatsApp |
| Saiu | A conta conectada não está mais no grupo |
Use a busca e o Filtro (Todos, Sou admin, Sou membro, Só admins enviam, Comunidades, Saí do grupo).
Importante: para administrar um grupo (editar, adicionar, remover, trocar o link) a conta conectada precisa ser admin daquele grupo no WhatsApp. Sem isso, dá para ver, mas não administrar.
Criar um grupo
Botão Criar grupo (só administradores da empresa). Informe nome, descrição e até 5 telefones iniciais (um por linha, com DDD). Depois, convide o resto pelo link: adicionar muita gente de uma vez é o que mais bloqueia número no WhatsApp. Limite: 10 grupos criados por dia em cada conexão.
A página do grupo
Clique em um grupo para abrir a página dele. Abas:
Participantes
Lista quem está no grupo (e quem saiu), com o número de mensagens de cada um e o contato do CRM ligado a ele.
- Adicionar: telefones um por linha, até 5 por vez e 50 por dia por conexão. Marque Convidar no privado quem bloquear para que quem tem a privacidade fechada receba o convite do grupo numa conversa privada, um de cada vez.
- Tornar admin, Tirar admin, Remover do grupo: pelo menu de cada participante.
- Virar contatos: transforma participantes em contatos do CRM (veja a página "Participantes viram contatos").
Configurações
- Dados do grupo: nome (até 100 caracteres), descrição e foto (JPEG, PNG ou WebP, até 5 MB).
- Configurações no WhatsApp: Só admins enviam mensagens, Só admins editam os dados, Aprovar quem entra pelo link, Quem adiciona membros e Mensagens temporárias (desligado, 24 horas, 7 dias ou 90 dias).
- Link de convite: Mostrar link para copiar; Trocar link invalida o anterior (esteiras passam a usar o novo).
- Sair do grupo: a conta conectada sai do grupo. O histórico fica no CRM.
Algumas conexões não suportam todas as configurações (por exemplo "Aprovar quem entra" ou "Remover foto"). Nesse caso a tela avisa.
Automação, Histórico e Métricas
- Automação: boas-vindas automáticas, moderação e entrada automática como contato (veja "Esteiras, boas-vindas e moderação").
- Histórico: entradas, saídas, promoções, mudanças de nome, descrição, foto e link, e as ações feitas pelo CRM (com quem fez e se deu certo).
- Métricas: crescimento, entradas e saídas por dia, mensagens e membros mais ativos.
Painel do grupo dentro do atendimento
Na Inbox, ao abrir a conversa de um grupo, use o botão Painel do grupo no cabeçalho (no celular, pelo menu ⋮). Ele mostra os participantes e as ações de admin sem sair do atendimento, e tem o atalho Abrir página.
Permissões por perfil
| Ação | Administrador | Supervisor | Usuário |
|---|---|---|---|
| Ver grupos, participantes, histórico, métricas | sim | sim | sim |
| Sincronizar | sim | sim | não |
| Enviar e agendar para grupos | sim | sim | não |
| Editar dados, configurações e link | sim | sim | não |
| Adicionar, remover, promover, rebaixar | sim | sim | não |
| Participantes viram contatos | sim | sim | não |
| Esteiras | sim | sim | não |
| Auditoria | sim | sim | não |
| Automação (boas-vindas, moderação, contatos automáticos) | sim | não | não |
| Criar grupo e sair do grupo | sim | não | não |
Privacidade (LGPD)
Separação entre empresas
Cada grupo pertence a uma conexão da sua empresa. Se o mesmo grupo do WhatsApp estiver em números de empresas diferentes, cada empresa vê só a sua cópia, com os seus dados. Participantes viram contatos apenas da sua empresa.
Envios para grupos e "Marcar todos
Envios para grupos e "Marcar todos"
A aba Envios da tela Grupos programa mensagens para um ou vários grupos de uma vez — avisos, conteúdos, lembretes de aula ou de lançamento.
Criando um envio
- Em Atendimento › Grupos, escolha a conexão e abra a aba Envios.
- Clique em Novo envio.
- Marque os grupos (até 100 por envio, todos da mesma conexão). Marcar os visíveis marca de uma vez os grupos que aparecem na busca.
- Escreva a mensagem (até 4.096 caracteres). Se quiser, Anexar arquivo — o texto vira a legenda.
- Opcional: ligue Marcar todos (marcação fantasma).
- Escolha Enviar agora ou ligue Agendar e informe data e hora (no fuso horário da empresa).
- Ajuste o ritmo, se quiser: Intervalo (s) entre um grupo e outro (mínimo 20 s, padrão 45 s) e Variação aleatória (s) somada a cada grupo (padrão 15 s).
A janela mostra o tempo estimado para o envio chegar a todos os grupos.
Acompanhando
A lista de envios mostra mensagem, quando, andamento ("Enviados: 8 de 12 (falhas: 0)") e situação: Agendado, Enviando, Concluído, Cancelado ou Falhou. Clique para ver o resultado grupo a grupo (Na fila, Enviando, Enviado, Falhou, Cancelado, Pulado).
Cancelar os que faltam interrompe o envio: o que já saiu, saiu; o resto é cancelado.
Por que o envio é devagar de propósito
O WhatsApp pune números que mandam a mesma mensagem para muitos grupos em sequência rápida. Por isso o Dialogix:
- envia um grupo por vez em cada conexão, com intervalo e variação aleatória;
- limita a 300 envios a grupos por conexão em 24 horas (contando os já enviados e os agendados). Um envio que passaria do limite é recusado inteiro, com aviso;
- se a conexão cair no meio do envio, espera até cerca de 2 horas (tentativas cada vez mais espaçadas) antes de desistir de um grupo. Se a mensagem deixar de fazer sentido com o atraso (ex.: "começa em 10 minutos"), cancele o envio.
"Marcar todos" (marcação fantasma)
Com Marcar todos ligado, todos os membros do grupo recebem a notificação de menção, sem aparecer nenhum "@" no texto. É útil para avisos importantes; use com moderação para não incomodar os membros.
Funciona em três lugares, sempre só em grupos:
| Onde | Como |
|---|---|
| Conversa do grupo na Inbox | Interruptor Marcar todos ao lado do campo de mensagem. Ele desliga sozinho depois de cada envio |
| Agendamento de mensagem para um grupo | Opção Marcar todos (marcação fantasma) no formulário de agendamento |
| Envio para grupos (esta tela) | Opção Marcar todos (marcação fantasma) |
Detalhes:
- Marca no máximo 1.024 membros (o tamanho máximo de um grupo).
- Se o Dialogix ainda não conhece os participantes do grupo, ele busca a lista antes de enviar.
- Cada uso fica registrado na Auditoria ("Marcou todos (N)").
Limitações conhecidas
- O celular da própria conta conectada pode não receber a notificação de uma marcação feita pelo CRM quando o WhatsApp dele está fechado. Os demais membros recebem normalmente.
- Leitura: o Dialogix não envia "visto" em grupos. Assim, ler a conversa no CRM não apaga as notificações no celular da conta — mas a mensagem continua aparecendo como não lida lá.
- iPhone com o Dialogix aberto como app: tocar na notificação pode não levar direto à conversa; use o aviso que aparece no topo do app.
Erros comuns
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Limite diário de envios para grupos desta conexão atingido (300 em 24 h)." | Espere o limite liberar ou divida o envio entre dias |
| "Em algum grupo só admins enviam e a conta não é admin." | Tire esse grupo do envio ou torne a conta admin |
| "Todos os grupos precisam ser da mesma conexão." | Faça um envio por conexão |
| "A conexão do WhatsApp não está conectada." | Reconecte o número em Gestão › Canais |
Esteiras, boas-vindas e moderação
Esteiras, boas-vindas e moderação
Esteira: um link que distribui as pessoas entre grupos
Em lançamentos e turmas, um grupo lota rápido (o WhatsApp aceita até 1.024 pessoas). A esteira resolve isso: é um link único que leva cada pessoa ao primeiro grupo da lista que ainda tem vaga. Quando um grupo enche, o link passa a mandar para o próximo.
Acesse em Atendimento › Grupos › aba Esteiras.
Criando uma esteira
- Clique em Nova esteira.
- Nome — ex.: "Lançamento Turma Março".
- Endereço do link — o final do link (letras, números e hífen, mínimo 3). Em branco, é gerado a partir do nome.
- Lotação por grupo — quantas pessoas cada grupo recebe antes de passar para o próximo (até 1.024).
- Grupos, na ordem — a ordem em que você marca é a ordem de preenchimento. Só aparecem grupos em que a conta conectada é admin (o link de convite depende disso).
- Quando todos lotarem, enviar para — opcional: um endereço
https://(ex.: lista de espera). Sem ele, o link mostra uma página de "lotado".
Depois de salvar, use Copiar link e divulgue. A esteira mostra quantos cliques recebeu. Pode ser pausada ou excluída (o link deixa de funcionar).
Como a esteira lida com muitos cliques de uma vez
Entre o clique e a entrada no grupo passam alguns segundos. Para não mandar todo mundo para o mesmo grupo numa rajada (por exemplo, logo após um anúncio), a esteira conta os cliques recentes que ainda não viraram entrada como vagas "reservadas" e já distribui para o grupo seguinte. Um grupo cheio de verdade nunca recebe mais gente.
Se você trocar o link de convite de um grupo, a esteira passa a usar o novo automaticamente.
A esteira não cria grupos sozinha quando todos lotam: criar grupos em série é risco de bloqueio. Crie o próximo grupo manualmente e acrescente à esteira.
Boas-vindas automáticas
Na página do grupo › aba Automação (só o administrador da empresa configura).
Em vez de uma mensagem para cada pessoa que entra, o Dialogix junta as entradas de um período e manda uma mensagem só, mencionando os novos.
- Texto — use
{grupo}(nome do grupo),{nomes}(nomes de quem entrou) e{mencoes}(as menções aos novos). - Janela de agrupamento (s) — de 30 a 3.600 segundos (padrão 120). Todas as entradas dentro da janela vão na mesma mensagem.
Exemplo: Sejam bem-vindos ao {grupo}, {mencoes}! Leiam a descrição do grupo antes de postar.
Regras:
- Cada mensagem de boas-vindas marca até 50 pessoas; quem passar disso entra na mensagem seguinte.
- As boas-vindas nunca tiram espaço dos seus envios programados: elas só saem se ainda sobrar pelo menos 20% do limite diário de envios da conexão. Sem espaço, a boas-vindas daquele momento é pulada e isso fica registrado no histórico.
- Se o grupo está como "só admins enviam" e a conta não é admin, a boas-vindas não sai (a tela avisa).
Em lançamentos com muita entrada, a recomendação é deixar a boas-vindas desligada e usar a descrição do grupo e um envio programado.
Moderação
Também na aba Automação. Age em mensagens de membros que contenham palavras proibidas ou links. Administradores do grupo não são moderados.
- Palavras proibidas — separadas por vírgula. Maiúsculas e acentos não importam.
- Bloquear links — inclui convites de outros grupos.
- O que fazer:
- Só registrar — anota no histórico;
- Avisar no grupo — publica o texto do aviso que você definir;
- Apagar a mensagem — apaga (a conta precisa ser admin do grupo).
Membros novos viram contatos
Ligue Membros novos viram contatos (aba Automação) para que quem entra no grupo vire contato da sua empresa automaticamente, sem duplicar, com uma etiqueta opcional. Veja a página "Participantes viram contatos, métricas e auditoria".
Participantes viram contatos, métricas e auditoria
Participantes viram contatos, métricas e auditoria
Participantes viram contatos (captação por grupos)
Quem entra nos seus grupos é um lead em potencial. O Dialogix transforma participantes em contatos do CRM, ligados ao grupo de origem, para você trabalhar depois no atendimento, em campanhas ou no Comercial.
Manual, em massa
- Abra o grupo › aba Participantes.
- Marque os participantes (ou não marque nenhum para converter todos os ativos).
- Clique em Virar contatos.
- Escolha uma etiqueta (opcional) — ex.: "Lead grupo Turma Março".
- Converter.
O resultado mostra quantos foram ligados, quantos eram novos e quantos ficaram de fora por não terem telefone visível.
Automático, na entrada
Na aba Automação do grupo, ligue Membros novos viram contatos e escolha a etiqueta. Cada pessoa que entrar vira contato na hora.
Regras que evitam bagunça
- Nunca duplica: o vínculo usa o telefone (ou o identificador do WhatsApp) dentro da sua empresa. Quem já é contato só é ligado ao grupo.
- A própria conta conectada nunca vira lead, mesmo convertendo "todos".
- Alguns participantes aparecem sem telefone (o WhatsApp esconde o número em certos grupos); esses não viram contato.
- A opção Criar negócio no funil aparece desabilitada: ainda não está disponível. Por enquanto, crie o negócio pela tela Oportunidades ou pela conversa.
Métricas
Há métricas gerais (aba Métricas da tela Grupos) e por grupo (aba Métricas da página do grupo). Escolha o período em dias. Os dias são contados no fuso horário da empresa.
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Grupos / Admin em | Quantos grupos a conexão tem e em quantos é admin |
| Participantes | Total de membros |
| Entradas, Saídas, Saldo | Movimento no período |
| Mensagens | Mensagens de membros no período |
| Entradas e saídas por dia | Gráfico de crescimento |
| Mensagens por dia | Gráfico de atividade |
| Por grupo | Participantes, entradas, saídas e mensagens de cada grupo |
| Membros mais ativos | Ranking com nível de engajamento: Alto, Médio, Baixo ou Silencioso |
Auditoria
A aba Auditoria lista tudo o que foi feito pelo CRM nos grupos: criação, edição, troca de link, adições e remoções, conversão em contatos, envios programados e cancelados, "Marcar todos", esteiras e moderação — com quem fez, quando e se deu certo. Visível para administradores e supervisores.
Limites de segurança (resumo)
Os limites existem para proteger o seu número de bloqueio pelo WhatsApp. Valem por conexão.
| Operação | Limite |
|---|---|
| Envio para grupos | 1 grupo por vez, intervalo mínimo de 20 s (padrão 45 s + variação), até 100 grupos por envio, 300 envios em 24 h |
| Adicionar participantes | até 5 por vez, 15 s entre adições, 50 por dia |
| Convite no privado (quem bloqueou a adição) | até 5 por vez, um a cada ~10 s |
| Remover, promover, rebaixar | até 20 por vez, 5 s entre ações |
| Criar grupo | 1 por minuto, 10 por dia |
| Boas-vindas | 1 mensagem por janela por grupo, até 50 marcados, só com 20% do limite diário livre |
| Sincronizar | 1 vez por minuto |
Quando um limite é atingido, a tela mostra quanto tempo esperar ou que o limite do dia acabou.
Boas práticas: prefira sempre o link de convite (ou uma esteira) a adicionar pessoas; tenha um segundo administrador de reserva em cada grupo; em número novo, comece com poucos envios por dia.